Consejos para cuando una reunión necesita un héroe.
Es habitual asistir a reuniones tipo: maratón, innumerables asistentes, agenda interminable y, sobre todo: el resultado es importante. Es una rampa resbaladiza hacia la locura, así que aquí hay algunas herramientas útiles de facilitación ágil que podremos usar.
Estuve en una de estas reuniones recientemente. Estábamos trabajando para definir los roles del equipo de trabajo, un tema muy importante.
La sala estaba repleta de participantes adicionales en remoto, y teníamos 3 horas, de 12:00 a 15:00 para conseguir nuestro objetivo. La reunión comenzó con fuerza: se aclaró el problema, se identificaron los actores clave, se decidió un objetivo y, a las doce del mediodía, era hora de irse.
Desafortunadamente, no tardamos mucho en salirnos del camino. Probablemente relacionado con los primeros problemas que experimentamos:
- Contexto perdido: temas importantes, aunque contextualmente irrelevantes aparecieron. Estas son conversaciones que sin duda era necesario tener, pero este no era el momento ni el lugar.
- Perspectiva perdida: pasamos rápidamente del panorama general a los detalles granulares. El equipo saltó inmediatamente a limpiar la arena de la playa en lugar de ver la piedra en el camino.
- Tiempo perdido: estábamos a casi una hora de la reunión y no habíamos avanzado mucho hacia nuestro objetivo.
Necesitábamos sacar rápidamente trucos de facilitación agile de nuestra chistera para salvar esta reunión descarriada.
1 Utilizar herramientas visuales
Primero, valió la pena señalar lo positivo: nuestros asistentes a la reunión estaban comprometidos, abiertos y dialogaban activamente sobre temas importantes. ¿Todos los temas estaban directamente relacionados con la agenda de la reunión? No.
Varios de los temas fueron lo suficientemente importantes como para ser capturados para debatir en un momento posterior, pero no fue necesario debatirlos para alcanzar el objetivo de nuestra reunión. Necesitamos un “Parking”.
En una pared adhesiva del tamaño de un póster escribimos «Parking» en la parte superior. Y dibujamos líneas que parecían lugares de estacionamiento a lo largo de los lados izquierdo y derecho. Tomamos un par de postit y luego escribimos breves titulares asociados con cada uno de los temas en los postits, colocando cada uno en el parking. El grupo pudo sentir que el tema fue captado para más tarde, y pudimos mantenernos enfocados en el objetivo de la reunión.
Implementamos algunas otras herramientas clave de inmediato, una vez más como paneles adhesivos de pared del tamaño de un póster para permitir que el grupo visualice y acuerde los resultados:
- Elementos de acción: si había algo que necesitaba acción, se escribe en un post-it para el tablero de elementos de acción. Cada acción es asignada a una persona.
- Panel de decisiones: cada vez que se llega a una decisión, se escribe en un post-it y se agrega al Panel de decisiones. Esto permitió a todos ponerse de acuerdo sobre las decisiones a medida que se tomaban, disminuyendo la probabilidad de disconformidad después de la reunión.
- Plan de comunicación: si era necesario comunicar algo a un grupo o persona que no estaba presente, se incluyó en el Plan de comunicación y se le asignó un responsable.
2 Implementar técnicas de gestión del tiempo
Nuestro grupo había consumido una hora y casi no había avanzado lo suficiente hacia el objetivo. El organizador de la reunión anotó el tiempo perdido y lo vocalizó. Se decide replantear la conversación para comenzar a vista de pájaro y luego profundizar una vez que se había establecido el marco general. Esta verificación de tiempo y reenfoque permitieron al grupo administrar mejor el tiempo restante hacia el objetivo de la reunión.
A partir de ahí, implementamos controles regulares de tiempo y establecimos cronogramas para las conversaciones que requirieron más de un par de minutos para garantizar que pudiéramos lograr el objetivo de la reunión dentro del tiempo asignado.
3 Puño de cinco
Puede ser difícil asegurar la alineación grupal de decisiones y acciones. Es fácil asumir un acuerdo y pasar rápidamente al siguiente elemento de la agenda. Puño de Cinco (Fist of Five) es una manera fácil de capturar inquietudes antes de pasar a la siguiente conversación, y no requiere herramientas adicionales además de las manos de las personas asistentes. Hacia el final de la reunión, preguntamos: ¿Cuán seguros estamos todos/as de que el plan sigue adelante? Puño de cinco «. Proyectamos la siguiente «clave» para que todos supieran cuántos dedos levantar para señalar su confianza:
1. Me opongo: no debemos avanzar
2. Tengo reservas que me gustaría presentar
3. Puedo vivir con eso y apoyarlo
4. Esta es una buena idea, ojalá lo hubiera pensado
5. Soporte desenfrenado y desenfrenado
A cualquiera que lanzó uno o dos se le pide que compara sus reservas relacionadas con el plan con el grupo. Asía podemos abordar sus dudas y el plan se mejora gracias a estos comentarios inmediatos y específicos. Cuando todos en el grupo puedan «vivir con … y apoyar» mínimamente la decisión, sabremos que es hora de seguir adelante. Ninguna persona se queda atrás.
4 Envolver – El final fuerte (a tiempo)
Terminar una reunión «justo a tiempo» sin un resumen en persona garantiza que las acciones se perderán y las decisiones se olvidarán. Milagrosamente, a las 14:45 cumplimos con el objetivo de nuestra reunión: habíamos presentado de principio a fin la mano de nuestro equipo en el proceso de entrega de productos de nuestra organización.
Los últimos quince minutos le dieron al equipo de facilitación el tiempo para dar las gracias. Revisamos los Elementos de acción, el Tablero de decisiones y el Plan de comunicación para asegurarnos de que hubiéramos asignado responsables y que no se necesitaran conversaciones o necesidades adicionales. Finalmente, hicimos un viaje al parking nuevamente asignando responsables y acciones a cada post-it. Este proceso de atar cabos sueltos significó que la reunión se sintió terminada y que el grupo se fue sintiendo realizado. Agradecemos a todos por su tiempo y atención, fotografiamos los tableros y enviamos un correo electrónico de seguimiento para distribuir las notas de la reunión, los artefactos y los elementos de acción.
5 Retrospectiva
Si bien una retrospectiva no siempre es una necesidad, como facilitadores queríamos capitalizar el momento. La reunión se tambaleó al borde de la locura, pero nuestra conciencia situacional se activó en el momento adecuado para recordarnos que sabíamos cómo hacerlo mejor, cómo ser mejores. Teníamos las herramientas para mejorar el resultado de la reunión, y queríamos capturar esa situación para mejorar todas nuestras reuniones en el futuro. Inmediatamente después de la reunión y con el objetivo de una mejora continua, el equipo se sentó para analizar lo que salió bien, lo que podría mejorarse y discutió los aprendizajes clave. Asignamos responsables a los elementos de acción y proporcionamos los resultados a nuestro equipo de liderazgo.
6 Ayuda Extra
Nuestro mundo se ha vuelto remoto, así que en lugar de sucumbir a las llamadas de conferencia fallidas, digitaliza estas herramientas. Por ejemplo, implemente un tablero de Jira, Trello o Google Doc para capturar el parking o los elementos de acción en tiempo real sin necesidad de un cartel físico. El facilitador puede compartir su pantalla y hacer que los participantes llamen o envíen mensajes sobre sus temas para ser capturados. Y eso es solo la punta del iceberg, hay muchas herramientas subutilizadas para impulsar la productividad individual y del equipo.
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