Lo que es fascinante es que hay cientos de miles de equipos ágiles por ahí y estos equipos están reflexionando sobre su flujo de trabajo para comprender cómo pueden mejorar el desarrollo de sus productos, lo que significa que hay literalmente millones de buenas prácticas al año.

Alguna de estas buenas prácticas se manifiesta en cómo los equipos estructuran sus tableros (digitales o físicos) y dado que muchos de nosotros compartimos desafíos similares, hay lecciones que podemos compartir. El tablero Agile es el centro del flujo de trabajo del equipo. Es un punto en el que puede reunirse, celebrar éxitos y eliminar bloqueadores.

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Una visión general de nuestro Tablero

Nuestro Tablero se divide en 5 secciones principales:

  1. La sección de resumen
  2. La sección de entrega
  3. Resultados
  4. Diseño de producto
  5. El standup

Exploramos cada uno por separado para dar más contexto. Es importante tener en cuenta que el tablero físico es el elemento central en las standups del equipo y ayuda a proporcionar una estructurar y una agenda para evitar que las standups se conviertan en actualizaciones de situación de 15 minutos.

Queremos indicar que este es un ejemplo aplicable a equipos presenciales, físicamente juntos. Entendemos que los equipos distribuidos se enfrentan diferentes tipos de desafíos, sin embargo, los principios descritos aquí también deberían ser viables en una pizarra digital (como a través de Jira, Trello, Miro…), pero seguro que serán necesarios algunos ajustes.

1. La sección de RESUMEN

Esta sección se centra en el contexto del sprint actual: captura elementos fuera del flujo de entrega que debemos recordar. Estos pueden ser temas que estamos trayendo a este sprint (nuestro objetivo, elementos retro) pero también temas que debemos tener en cuenta a medida que avanzamos (bloqueadores, celebraciones).

Exploramos cada bloque con un poco más de detalle:

Sprint: el nombre / período de tiempo del sprint actual.

Objetivos de Sprint: esta es una de las secciones más importantes del tablero. Enumerar los objetivos del Sprint para que estén al frente y al centro de cada posición ya que es clave para mantener el foco del equipo. Si el elemento en el que estamos trabajando no es crítico para el objetivo del sprint, podemos ajustar nuestra prioridad (“Sección de Agenda”)

Bloqueadores del Sprint: esta sección se refiere a una columna “Bloqueada” que tenemos en el flujo de entrega. La idea es capturar cualquier cosa que bloquee una tarea durante el sprint agregando un post-it a la sección bloqueada. Estos post-it se pueden incluir en la retrospectiva como material adicional para ayudar a identificar mejoras.

“Tarta tardón”: La premisa es simple. Dibujar un círculo y dividirlo en 8 secciones. Si alguien llega tarde al standup, completar una sección y etiquetarla con su nombre. Cuando la tarta está llena, el que tenga más porciones es responsable de comprarle una tarta al equipo.

Acciones retro: las reflexiones y los aprendizajes no tienen valor a menos que actuemos sobre ellos. Para muchos, las semanas están ocupadas y, por un tiempo, nuestro equipo lucha para asegurarse de que estos temas sean seguidos. Al final se decide hacerlos parte del stand-up para brindarles su merecida atención. Traemos las acciones de mejora al frente, aumentando las posibilidades de que realmente apliquemos los cambios que sugerimos.

Felicidades y gracias: celebramos los éxitos. Durante el standup, cualquier miembro del equipo puede llamar a cualquiera para un “Felicidades y gracias”. ¡Agregamos un post-it con su nombre y lo que han hecho y así tendremos un buen grupo de aspectos positivos para reflexionar durante la retrospectiva!

2. La sección de ENTREGA

Esta es probablemente la parte menos distintiva del tablero. Mapea la estructura de nuestra herramienta digital (JIRA) en términos de columnas (estados) y contenido (tickets). (Nota: el número y los nombres sobre las columnas no son el foco; podemos sustituirlos cada uno con nuestro propio flujo)

El objetivo es obtener una instantánea diaria de cómo fluye el trabajo en equipo. Durante mucho tiempo, hemos tenido problemas con la forma habitual de hacer standups (ayer, hoy, bloqueadores) por dos razones: primera, tienden a convertirse en un informe de estado que no aporta valor, y segunda, están enfocados individualmente en lugar de enfocarse en el equipo y lo que queremos lograr juntos.

En cambio, recomendamos “Walking-the-board”, que promueve comenzar con la columna final y comprender qué se puede “arrastrar” a la siguiente etapa. Esto ayuda a enfocar la conversación en torno a nuestros objetivos colectivos en lugar de los flujos de trabajo individuales y resalta los elementos que están bloqueados.

3. Nuestros Resultados

La sección general nos ayuda a tener en cuenta la imagen más amplia del Sprint sobre las tareas individuales. La sección Resultados nos ayuda a tener en cuenta la imagen más amplia de nuestros Resultados como equipo sobre los Sprints individuales.

Es probable que su equipo esté enfocado en generar algún tipo de usuario clave o éxito comercial que pueda medirse de alguna manera: tasa de conversación, retención, ahorro de costos, etc. Debe tener claros sus objetivos y cómo los está siguiendo. Esta sección no tiene que actualizarse diariamente, sino en cualquier periodicidad que sea razonable para el equipo y que tenga sentido para la métrica de su dirección.

4. Diseño de producto

Esta sección de Diseño de productos nos permite compartir el último trabajo, ya sea información de investigación, prototipos o diseños. La intención es dar al equipo una mayor visibilidad del increíble trabajo que los Diseñadores de productos, ya que ayudan a garantizar que estamos construyendo la experiencia más sorprendente para nuestros clientes.

5. El standup

A menudo escuchamos que se predica que un Standup no debería llevarnos más de 15 minutos. De acuerdo, y honestamente, ¡debería ser incluso más corto que eso! Cuando las standups duran mucho tiempo, es porque es el resultado de una reunión de actualización de estado donde todos se sienten obligados a analizar cada una de las cosas de forma individual, y en esta situación, la mayoría de las personas se apagan y van esperando su turno. Eso no es divertido para nadie del equipo.

Una de las mejores maneras que podemos tener para abordar el standup es cambiar el enfoque a revisar el tablero, y tener una agenda clara.

Así es como estructuraríamos nuestras Standups:

  1. Actualizar la tarta tardona
  2. Revisar el objetivo de Sprint: enfocándonos en todos – por qué estamos aquí
  3. Walk-the-Board
  4. Revisar el objetivo de Sprint: ¡sí, otra vez! Si no estamos seguroa de que vayamos a lograr el objetivo, revisamos lo que necesitamos cambiar para ayudar a lograrlo.
  5. Revisar las acciones retro: veamos que hemos hecho y cuáles quedan por hacer.
  6. Bondad del diseño del producto: el diseño del producto resalta las nuevas incorporaciones para que el equipo las revise cuando tenga tiempo.
  7. Actualizar al Facilitador: responsable de mantener la agenda y garantizar que el standup siga su curso. El rol debe rotar alrededor del equipo. Al final del standup, observa al conductor para el próximo Standup.

Es importante tener en cuenta que el standup no es el lugar para una discusión. Si surgen temas (por ejemplo, un ticket está bloqueado o hay preguntas sobre acciones), está bien tener una breve conversación si se puede resolver rápidamente. Si no se puede, el equipo debe “desconectar esa conversación” y tratarla con solo las personas que se requieren en la discusión, permitiendo que el equipo se concentre primero en el standup.

Es una habilidad difícil de dominar para los equipos, ya que muchas personas temen ser groseros por interrumpir, pero es más grosero hacer que otros esperen innecesariamente, y es la mejor forma de mantener posiciones concisas y efectivas.

6. Otras ideas

Burn-Down Tracker

Si estamos utilizando JIRA, podemos realizar un seguimiento del burndown para ver cómo progresa durante su sprint. Podemos imprimir este cuadro cada pocos días o dibujar su progreso a mano. Ayuda a dar un indicador visible de progreso al equipo.

Camello rosa (Pink Camel)

Si un tema continúa por mucho tiempo o no es relevante para esta reunión, cualquiera puede llamarlo “camello rosa”. Actúa como un control de cordura para que todos estén de acuerdo en que esto es relevante o para estacionar la conversación

Eventos importantes

Estos pueden ser cualquier cosa fuera del calendario regular de trabajo que el equipo debe tener en cuenta: ¡campañas de marketing importantes, migraciones técnicas, etc. o incluso una lista de los cumpleaños de los miembros del equipo!

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Conclusión

Un tablero ágil bien diseñado puede apoyar al equipo de distintas formas: estructurando sus standups y haciéndolos más efectivos, enfocándose en los temas en los que realmente necesita enfocarse (resultados, objetivos de sprint y puntos de mejora) y actuando como Guía para unir al equipo. No hay una forma correcta o incorrecta de hacer el tablero, ya que en última instancia el mejor tablero es aquel que funciona mejor para el equipo.

Acabamos indicando una seria de acciones de formación como Introducción a Kanban , Kanban System Design, Kanban Management Professional. Además de poder contar con nustros de servicios de Consulting para la Transformación Agile.

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