Una de las habilidades más valiosas que debemos de aprender en la vida es cómo realziar retrospectivas que produzcan acción y resultados. Una buena retrospectiva, no importa si es de equipo o una retrospectiva personal o incluso una retrospectiva de una reunión recurrente es la oportunidad perfecta para reflexionar y mejorar, y todo ello en un máximo de 45 minutos.
La clave para una retrospectiva eficaz es salir con un conjunto de acciones objetivas que todas las personas participantes podamos aplicar y probar como hipótesis de mejora.
Preparar la retrospectiva
Si se realiza presencialmente: nos aseguraremos de estar en una habitación con pizarras, rotuladores y post-it.
Si la realizamos online: hay algunos consejos en las siguientes secciones, pero la recomendación es utilizar herramienta tipo jira, funretro o similar para realizar la retrospectiva online y a modo colaborativo.
Paso 1: Reflexión grupal (3 min)
Si se trata de una retrospectiva de sprint / proyecto, comenzaremos recordando lo que hemos realizado en el sprint. Pediremos a todos/as que mencionen los principales logros que puedan recordar y los anotaremos en la pizarra.
Si se trata de una retrospectiva para una reunión o un formato general de trabajo grupal, comenzaremos por hacer un recordatorio todos/as, pidiendo que se mencione la forma habitual en que trabajan juntos y anotemos esto en la pizarra.
Paso 2: Los positivos (10 min)
Los elementos positivos en un tablero retrospectivo
Pensemos en las cosas que sentimos que funcionan bien. ¿Qué está impulsando al grupo hacia adelante? ¿Qué cosas seguiremos haciendo?
Daremos a todos 5 minutos para escribir estas cosas en un post-it (o directamente en la pizarra). Después de que hayan transcurrido los 5 minutos, cada persona que pegue sus post-it y que diga algo rápido sobre cada nota. No se admite discusión aquí, dejaremos que todos/as escuchen todas las opiniones.
Paso 3: Los negativos (10 min)
Elementos positivos y negativos en un tablero retrospectivo
Todos/as las personas dispondrán de aproximadamente 8 minutos para escribir las cosas que sienten que no funcionan tan bien. ¿Qué salió mal en el sprint? ¿Qué seguimos haciendo que nos dificulta la vida? ¿Qué circunstancias nos impiden rendir al máximo?
Que todos/as que peguen sus notas al mismo tiempo sin compartirlas en voz alta: no queremos meternos en un pozo de desesperación, queremos mantener la mentalidad positiva para el siguiente paso.
Paso 4: Agrupar, votar y priorizar (7 min)
Elementos agrupados y priorizados en un tablero retrospectivo
Grupo: Agruparemos los post-it negativos en categorías / duplicados. Habrá port-it muy similares por lo que antes de votar es importante agruparlos. Esto nos puede llevar dos minutos y es una buena oportunidad para que podamos leer los post-it.
Voto: ahora daremos a todos un cierto número de votos, generalmente entre 3 o 4, haciendo un punto con un bolígrafo, ¡estrellas o lo que se nos ocurra! Simplemente pedimos a todos/as que voten sobre los elementos que consideran más importantes para resolver en el futuro. Se pueden poner múltiples votos en un post-it y votar sus propias ideas a uno mismo.
Priorizar: Después de emitir todos los votos, organizaremos los post-it por orden de votos más altos a más bajos.
Paso 5: Crear acciones para mejorar (15 minutos)
Ahora tenemos una lista priorizada de problemas que desea resolver. Cogeremos los 3 elementos principales y volveremos a redactarlos como preguntas de «cómo podríamos» para convertir sus desafíos en oportunidades de mejora. Por ejemplo, en lugar de “las personas siempre llegan tarde a la reunión”, reformularemos a “¿cómo podríamos programar la reunión para que las personas siempre lleguen a tiempo?”.
Ahora crearemos de 1 a 3 acciones tangibles para resolver cada pregunta de «cómo podríamos».
- Deben ser realizables en un corto período de tiempo (por ejemplo en 2 semanas), esto nos permite probar la solución rápidamente y ver si va en la dirección correcta. Entonces, en lugar de decir «documentar nuestra forma de trabajar», diremos «escribir un primer borrador de nuestra forma de trabajar»
- Pongamos valores concretos en las acciones: esto ayudará a saber cuándo ha completado la acción y nos dará un objetivo real para trabajar. En lugar de decir «llama a más clientes esta semana» diga «llama a 3 clientes más esta semana»
- Asignaremos las acciones a una persona en el grupo: asegurándonos de que alguien sea responsable del seguimiento de la acción; de lo contrario, todos saldrán de la sala y pensarán que es responsabilidad de otra persona solucionar los problemas.
Paso 6: Califica la retro
Pidamos a todos/as que califiquen la sesión levantando varios dedos que muestran su calificación de 5 antes de finalizar. Si alguien da un 3 o menos, podría ser una buena idea preguntarle qué no le gustó.
Después de la retrospectiva:
Hacer que las acciones sean inolvidables.
¡Pondremos las acciones en algún lugar obvio!
- Si las tenemos en post-it, los pegamos en el área del equipo o en la máquina de café.
- Enviaremos las acciones en un correo electrónico.
- Las publicaremos en Jira.
- Enviaremos a cada persona con su publicación de acciones.
- Programaremos una sesión de seguimiento si es necesario.
“No nos olvidemos de ellas”.
Puedes consultar nuestras Bootcamps de Agilidad para mejorar las retros.