¿Por que hablamos hoy de gestión del conocimiento? Porque recientemente, estando con un cliente en el que diseñamos un plan de formación, nos habló de la dificultad de encontrar unos perfiles técnicos y de cómo se había perdido conocimiento en su empresa con cada persona que se había ido jubilando y las soluciones que estaban diseñando para evitarlo.
Esto me hizo recordar, que ya hace más de 15 años, conociendo una empresa de estampación en Orduña (ya extinta) me enseñaron una Gestión del conocimiento “rutinaria” que habían diseñado, propuesto y puesto en marcha por los propios empleados de la línea de producción.
Un ejemplo práctico de gestión del conocimiento
Este sistema sorprendía por su sencillez, pero a su vez por su buen funcionamiento, ya que los empleados de los tornos y máquinas de fresado habían diseñado un “libro de fotos” con una descripción de los problemas más habituales para:
- Cuando una máquina quedaba atascada.
- Mantenimiento preventivo básico.
- Cambio de utillaje.
- Y un largo etc.
El sistema era un “How-to” de mantenimiento y solución de problemas que servía para retener el conocimiento de la producción y en el que los empleados por sí mismos habían diseñado un sistema de reducción de tiempos increíble a la hora de solucionar los problemas más habituales en la producción de esta empresa.
Lo más llamativo es que ellos no eran conscientes -la empresa tampoco- de que estuvieran haciendo un plan de gestión de conocimiento en el proceso de producción, sino que lo veían como una forma de realizar su trabajo de una manera más sencilla y con menos problemas para mantener las máquinas encendidas el mayor tiempo posible.
El libro de fotos estaba catalogado por máquina y en cada posible problema se detallaba los pasos para solucionar la incidencia. Era compartido por todos los operarios y se guardaba como oro en paño. Y eran los propios empleados nuevos los que al ver cómo les ayudaba esta guía, querían añadir contenido en cuanto tenían conocimiento.
Volviendo a la empresa del inicio, están diseñado una Wikipedia, donde todos los empleados van a realizar una descripción detallada de los procesos de programación y los problemas más habituales que se pueden encontrar.
Retener el conocimiento: nuestro backup de seguridad
De esos 15 años ahora, son pocas las empresas en las que me he encontrado un sistema de gestión del conocimiento o, mejor dicho, de retención del mismo ya que parece que durante todo este tiempo en los departamentos de recursos humanos nos hemos dejado llevar por nuevas y mejor sonantes políticas de personal, olvidando que el talento y el conocimiento son los pilares en los que está basada cualquier empresa.
Me gusta asemejar dicho olvido al que nos pasa a muchas personas con las copias de seguridad, sobre todo en el entorno del hogar. Todos sabemos que hay que hacerlas, que son importantes, y solo nos acordamos de ellas cuando se nos estropea el ordenador. Lo mismo nos pasa con la gestión del conocimiento. Es algo clásico, conocido desde hace años y del que todos conocemos su valor e importancia. Sin embargo, solo lo recordamos cuando el empleado/a que tiene ese conocimiento abandona la empresa sin haber “almacenado” su saber.
De ahí este amable recordatorio de que no debemos olvidar su importancia y recordar que debemos diseñar un sistema donde depositar el conocimiento de los empleados antes de que abandonen la empresa. No es necesario que sea un sistema complejo, ni diseñado en su totalidad desde el inicio: así nos puede servir de ejemplo el “libro de fotos” por su sencillez y buen funcionamiento. Otro ejemplo para ayudarte en tu organización a retener el conocimiento es la creación de una plataforma de elearning con contenidos prácticos y de uso habitual para tus empleados. No dejes pasar esta oportunidad de mantener tu conocimiento, tan valioso, a buen recaudo y empieza a preparar el backup de tu know-how hoy mismo.