Como líder de un equipo nuevo, debemos preguntarnos cómo diseñar un plan de aprendizaje que nos permita capacitar y desarrollar a sus integrantes. Desde la incorporación hasta la preparación de un miembro de nuestro personal para su promoción, todo depende de él. Sin embargo, muchos líderes no desarrollan ni preparan a sus equipos, y tener unos colaboradores preparados es bueno tanto para el desarrollo del propio grupo como para los proyectos y, por tanto, para el negocio.
No nos dejemos engañar creyendo que la única forma de entrenar al equipo es enviarlos a un curso. No hay una formación para todas las necesidades de aprendizaje, o solo es aprovechable una parte de la misma.
Como líderes, nuestra primera tarea es determinar qué aprendizaje necesitan nuestros trabajadores. Comencemos averiguando si existe alguna formación y/o certificación obligatoria para cada uno de sus roles.
Preguntemos a nuestro departamento de recursos humanos si hay una matriz de competencias y por las descripciones de trabajo de los miembros del equipo. Si no están disponibles, preguntemos a nuestros directores si se puede contar con esta información o, si no es el caso, podremos contar con matrices estándares internacionales sectoriales.
Cómo diseñar un plan de aprendizaje: categorías formativas
Los tipos de formación que su equipo puede necesitar se dividen en estas clases:
1. Incorporación/Acogida
Los nuevos miembros del equipo deben estar al día con la formación obligatoria y ser certificados como competentes para hacer su trabajo.
La formación de incorporación obligatoria puede incluir el conocimiento de las políticas y procedimientos de la empresa, orientación organizacional, salud y seguridad, diversidad e inclusión y la formación necesaria para desempeñar su función en el puesto de trabajo.
Puntos de acción
- Verificar si existe un proceso de acogida formal y listas de verificación de la formación en el trabajo para los roles de su equipo.
- Solicitar copias de los registros de la formación de acogida del equipo o acceder al LMS y comprobarlo directamente (siempre que el proceso sea online).
- Verificar que todo el equipo haya completado el proceso de incorporación y abordar cualquier tipo de formación que no se haya realizado y sea necesaria para su día a día.
2. Cumplimiento normativo
La formación en cumplimiento normativo o compliance learning es obligatoria y requerida por la legislación o los reglamentos del sector. Es común que las certificaciones de cumplimiento normativo deban renovarse cada ciertos años. Por ejemplo, los primeros auxilios en el lugar de trabajo, la formación en extintores de incendios, espacios confinados … son certificaciones de cumplimiento estándar.
Puntos de acción
- Averiguar qué formación en cumplimiento normativo se requiere para cada rol dentro del equipo y verificar que estén actualizados.
- Desarrollar un sistema para obtener o mantener actualizado al equipo. En su forma más simple, podría ser un sistema Excel o mediante un LMS que automatice el proceso.
3. Crear un plan de formación relacionada con el trabajo
Si tenemos suerte, encontraremos que hay un proceso establecido. De lo contrario, es probable que los miembros del equipo aprendan de un compañero que no es un formador adecuado, pero está haciendo lo mejor que puede.
Puntos de acción
- Averiguar cómo se forman los nuevos miembros del equipo y dónde se guarda la documentación de esta formación.
- Descubrir si existe un sistema para capacitar a las nuevas incorporaciones, y asegurarnos de que todos/as la completen.
- Desarrollar un proceso de formación en el puesto de trabajo para cada rol.
- En las reuniones, preguntar uno a uno a las personas de nuestro equipo si hay áreas en las que necesitan formación.
4. Cualificaciones profesionales
Dependiendo del área de actividad, nuestro equipo puede estar estudiando para obtener cualificaciones profesionales. Por ejemplo, si lideramos un equipo de finanzas, las cualificaciones contables pueden ser relevantes y requeridas en el puesto.
Puntos de acción
- Informarnos de las cualificaciones profesionales que nuestro equipo ya ha alcanzado o está estudiando actualmente.
- Revisar las ofertas de trabajo y las descripciones de puesto de trabajo para ver si nuestra organización se ha comprometido a ofrecer al equipo la formación para cualquier calificación profesional.
- Averiguar el proceso por el cual obtener el presupuesto para esta cualificación.
5. Sistemas y Equipos
Formación en las herramientas específicas del trabajo que permiten a nuestro equipo hacer su trabajo. Por ejemplo, una aplicación de recursos humanos, radios o cámaras corporales, etc.
Puntos de acción:
- Verificar si nuestro equipo se siente cómodo usando los sistemas y equipos y si necesitan más formación o actualización.
- Dedicar el tiempo el tiempo necesario para comprobar si los sistemas y equipos son aptos para su propósito.
6. Otras áreas de desarrollo
Hay algunas otras áreas de desarrollo que no siempre se mencionan en la descripción de un puesto, pero muchas veces son las que la gente lucha por obtener. Es prudente conocer estas áreas y comprobar si alguno de los miembros del equipo necesita más formación.
- Paquetes de Ofimática: según el rol del equipo, es posible que deban usar Outlook, Word, Excel y PowerPoint. Un escenario típico es un miembro del equipo que puede completar una hoja de cálculo, pero no puede diseñarla el solo…
- Comunicación de negocio: otra brecha de formación común es la redacción de informes y propuestas. Es posible que algunos miembros del equipo no puedan escribir correctamente porque necesiten habilidades de gramática, redacción de informes y edición para cumplir con los requisitos de su función.
- Habilidades organizativas y gestión del tiempo: muchas personas tienen dificultades para organizar su día y establecer prioridades.
- Capacitación en liderazgo o dirección de equipos: es posible que tengamos personas listas para dar el siguiente paso dentro de la organización. Estarán ansiosos por demostrar que pueden dar un paso adelante y solicitarán formación en liderazgo para prepararlas para su próximo rol.
Puntos de acción:
- En sus reuniones individuales con el equipo, repasa las aspiraciones de los profesionales. Preguntemos cuál considera que es su próximo rol ideal y dónde se ve dentro de tres años. Hacer estas preguntas nos dará una idea de qué miembros del equipo son ambiciosos y cuáles quieren permanecer en su puesto actual a largo plazo.
- Preguntemos en el “one-to-one” qué formación necesitan para desempeñar su función. Tengamos en cuenta que es probable que el equipo piense que la única forma de aprendizaje disponible es un curso de formación. Es posible que le digan que no necesitan ninguno de los cursos disponibles y que nada se ajusta a sus necesidades. Depende de nosotros el diseñar un plan de aprendizaje para ellos utilizando métodos distintos al de solo hacer un curso (Coaching, Mentoring, Shadowing, Eventos, Hackatons,…)
- Supervisar al equipo y observar si alguno de ellos tiene dificultades con las áreas de formación mencionadas anteriormente.
Si quieres saber cómo diseñar un plan de aprendizaje para tu nuevo equipo, nosotros podemos ayudarte a detectar tus necesidades. En nuestra axia academy tenemos una amplísima variedad de cursos, workshops, bootcamps que pueden suponer la diferencia a la hora de preparar a tus colaboradores, ayudándoles a mejorar sus capacidades y su desempeño.